Varje år dokumenteras tusentals fakturor under representationskonton hos Örebro kommun. Men man behöver inte leta många minuter för att se att kommunen inte följer den policy som är tagen. NA hittar gång på gång fakturor rörande middagar, gåvor och konferenser där väsentliga uppgifter saknas.
Enligt kommunens egen policy från 1996 ska representation ske med måtta och kostnaderna ”hållas inom rimliga och försvarbara gränser” vilket i sig lämnar fältet öppet för tolkningar.

Stefan Olsson är stadsjurist i Örebro kommun och menar att det är den som står för representationen som har det huvudsakliga ansvaret.
– Ansvaret ligger på att den enskilde, den som står som värd för representationen, håller sig till reglerna. Det är där som måttfullheten och iakttagandet av policyn måste komma in, menar Olsson.

Men om fakturan sedan attesteras av en ansvarig?
– Den som attesterar fakturan har ju ett kontrollansvar men jag har svårt att se att någon annan än värden kan göras ansvarig. Representationen är ju redan utförd och företaget ska ha betalt. Det viktiga är väl att eventuella misstag inte upprepas.

Och stadsrevisionens uppdrag?
– Den är ju ett kontroll-organ men för att stadsrevisionen ska börja granska krävs att någon gör den uppmärksam på problemet.

Utöver tolkningarna finns det också mer konkreta krav vid redovisningen av representationen. Datum, syfte och vilka som deltagit är viktiga krav enligt god redovisningssed. NA:s granskning visar som sagt att detta inte efterföljs. När det gäller syftet med representationen saknas regelbunden information om hur skattebetalarnas pengar används i kommunens verksamhet.

Vid flera av de granskade underlagen är det dessutom helt omöjligt att veta vilka som funnits med på representationen och vad fakturan egentligen innehåller. Ett exempel är den resa som gjordes till Central Swedens tioårsjubileum i Bryssel förra sommaren (se separat artikel).
Enligt kommunens policy är ”det primära kravet vid representation att den har ett omedelbart samband med verksamheten”. Men eftersom det sällan finns någon förklaring på underlaget är det helt omöjligt att veta om det kravet uppfylls.

Vad händer om en attesteringsansvarig upptäcker brister i fakturorna?
– Det naturliga är att den som attesterar tar upp det med den som arrangerat, allt för att undvika upprepning. Men, som sagt, det är svårt för den som attesterar att ta ansvar eftersom skadan redan är skedd.

Enligt Örebro kommuns egen representationspolicy riskerar den som utövat representationen att privat få betala för kalaset om inte underlagen är fullständigt ifyllda.
– Jag tror inte att vi har varit i närheten av detta någon gång, inte vad jag känner till i alla fall. Det viktiga är att det inte upprepas och att det finns ett kontrollsystem som säger till att här har det begåtts ett fel. Men jag utgår från representation är måttfull och att övertrampen är begränsade.