Oppositionsråd Jonas Karlsson, s, är den enda som aktivt sett till att åtminstone ett av hans 91 e-brev hamnade i diariet.
Både Staffan Werme och Jonas Karlsson uppfattar e-posten som ett problem. Dels ska de själva ha tid att hantera det stora inflödet, dels är den svår att greppa i förhållade till offentlighetsprincipen .
Båda toppolitkerna säger sig dock vilja värna medborgarnas rätt till insyn, men också desammas rätt att vara anonyma när de mejlar kommunen.
- Att sortera ut det som bör registreras är jättesvårt.

Mejl en slags samtal
Mejlen används som post-it lappar, som ett kort samtal i korridoren, som ett telefonsamtal, menar Jonas Karlsson.
I Örebro inte finns någon policy som förbjuder privat användning av mejlen. Det krånglar också till hanteringen av den, inte minst under semestertider när e-brevlådorna ändå ska vara tillgängliga för allmänheten.
- Frågan är inte ny, vi har hållt på med den i flera år, men den har kanske inte haft högsta prioritet under hela tiden, säger Lars Thornberg, kommunens IT-strateg.
Staffan Werme uppskattar att bara ett tiotal av de mejl han får per år diarieförs. Han menar att hans e-post är mer intern än "medborgaranknuten".
Hur ser du på e-posthanteringen?
- Det är ett problem att det är upp till enskilda att ta hand om diarieföringen. Många förtroendevalda har också för lite kunskap om hur e-posten ska hanteras. En helt säkrad hantering skulle innebära mycket stora kostnader för kommunen. Enbart posten till kommunalråds- och oppositionskanslierna bör röra sig om ett antal tusen per vecka. För att ta hand om den skulle behöva anställa ett antal politiska tjänstemän. Bara att ta hand om min egen e-post handlar om flera timmar varje dag. För kommunen som helhet är det oöverblickbart.
Vad ska ni göra åt det?
- Jag har föreslagit ett par förändringar. Dels att det blir tydligt för alla att den e-post som kommer till våra e-postadresser kan spåras till avsändare och därmed inte är helt privat. Dels att man på hemsidan kunde tydliggöra att e-post som länkas via hemsidan går via registrator, som regeringen gör. Men det är inte enkelt rent tekniskt eller personellt.
- Det blir enklare med det nya dokumenthanteringssystemet. Dessutom har vi skapat en kundtjänstfunktion i kommunen som kommer att hantera väldigt många medborgarkontakter.
- Men det stora problemet är frågan vad e-post egentligen är. Är det en ersättning för ett skriftligt meddelande och därmed en handling som ska diarieföras eller en ersättning för ett telefonsamtal som ska hanteras annorlunda? Vi har att hantera den här verkligheten utifrån gällande lagstiftning.